Každý měsíc připravte faktury, účtenky a kompletní bankovní výpisy do jedné složky. U OSVČ se seznam liší podle evidence a daňového režimu. Účetní vám ho připraví podle toho, co děláte a jak přijímáte platby. K nejasnému nákupu rovnou napište, k čemu byl.
Co bude účetní potřebovat
Kavárna s hotovostními tržbami bude mít jiné podklady než konzultant s několika fakturami. Pošlete účetní popis své činnosti. Projděte přehled služeb a ověřte s ní, zda vaše smlouva zahrnuje i mzdy a zahraniční transakce.
Připravte si hlavně vydané a přijaté faktury, účtenky a bankovní výpisy, včetně oprav, záloh a vrácených plateb. Nezaplacenou fakturu pošlete také: účetní potřebuje ověřit zvlášť vystavené faktury a skutečné úhrady. Když soubor měníte, napište, kterou verzi nahrazuje.
Třeba e-shop dostane od platební brány méně, než kolik vyfakturoval. Rozdíl pomůže vysvětlit přehled plateb a poplatků z brány, včetně vrácených plateb. Pokud prodáváte přes více platforem, stáhněte přehled z každé zvlášť.
U nájemní smlouvy potřebuje účetní datum, od kterého platí. K dokladům o nákupu stroje připište, k čemu ho používáte. Máte-li zaměstnance, posílejte přehled odpracovaných hodin a nepřítomnosti v termínu dohodnutém pro zpracování mezd. Ten se může lišit od termínu předání ostatních dokladů.
Při daňové evidenci se vedou údaje o příjmech, výdajích, majetku a dluzích. S účetní si proto domluvte také doklady k majetku a dluhům.
Z banky stáhněte celý měsíc
Připravte výpis z každého účtu používaného k podnikání, včetně účtů v cizí měně. Zkontrolujte začátek a konec období. Seznam několika posledních plateb celý měsíční výpis nenahradí. Na žádost účetní přidejte i datový export.
Na výpisu je platba v obchodě s elektronikou. Byl to monitor do kanceláře, nebo dárek pro rodinu? Přiložte doklad od prodejce a napište, k čemu nákup slouží. Soukromou platbu označte třeba: „Dárek pro rodinu, omylem zaplaceno firemní kartou.“
U hotovosti napište, kdo nákup zaplatil a zda použil firemní, nebo vlastní peníze. Označte také převody mezi svými účty.
Jak připravit čitelné soubory
Elektronické faktury ponechte ve formátu, ve kterém jste je dostali. Papírovou účtenku vyfoťte celou, včetně údajů o prodejci a částky. Snímek otevřete a přibližte drobný text. Pokud ho nepřečtete, vyfoťte účtenku znovu.
Ve složce 2026-09 oddělte nákupy od prodeje. Datum, dodavatel a číslo dokladu v názvu souboru pomohou při hledání. Vícestránkový dokument uložte jako jeden soubor. Účetní pak nebude muset lovit přílohy v e-mailech.
Pro předávání vyberte zabezpečenou sdílenou složku nebo systém pro doklady. Před první zásilkou ověřte přístup. Mzdové dokumenty uložte do složky s omezeným přístupem. Stejný doklad podruhé nenahrávejte.
Papírové originály si zatím ponechte. Je to praktické doporučení; zákon za určitých podmínek umožňuje elektronické uchovávání. S účetní ověřte vhodný způsob archivace a dobu uchování vašich dokumentů. Fotka v chatu sama archiv nevyřeší.
Termín a poslední kontrola
Účetní můžete napsat:
„Doklady budu nahrávat do 5. dne následujícího měsíce. Vyhovuje vám to? Na dotazy odpovím já, pro mzdy prosím navrhněte termín.“
Jde o příklad dohody, nikoli obecnou povinnost podnikatelů v Česku. Termín se může změnit podle počtu dokladů.
Plátce DPH podává přiznání do 25 dnů po skončení zdaňovacího období. Lhůtu uvádí Finanční správa v popisu daňového systému. Období je obvykle měsíční; čtvrtletní lze použít při splnění podmínek.
Připadne-li poslední den lhůty na víkend nebo svátek, posouvá se na nejbližší následující pracovní den. Termíny jiných podání se mohou lišit.
Výzvu finančního úřadu pošlete hned. U zprávy z datové schránky přiložte dokument i údaje o dodání do schránky a doručení adresátovi. Požádejte účetní o potvrzení, kdo odpověď připraví a odešle ve lhůtě uvedené ve výzvě.
Před odesláním zkontrolujte:
- Faktury jsou uložené včetně oprav a dokladů k zálohám.
- K nákupům máte doklady a potřebná vysvětlení.
- Výpisy pokrývají celý měsíc a všechny účty používané k podnikání.
- Nechybí doklady k hotovosti ani přehledy platebních bran.
- Jsou označené nové smlouvy, změny u zaměstnanců a chybějící doklady.
- Soubory se otevřou a účetní ví, komu poslat dotazy.
Pokud chybí účtenka, vyžádejte si kopii a účetní napište:
„Září je nahrané. Chybí účtenka za benzín z 18. září, požádal jsem o kopii. Pokud ji nedostanu, ozvu se.“
Kopii pak pošlete zvlášť a označte měsíc, ke kterému patří. Prohlédněte si ceník a požádejte o nabídku podle počtu dokladů. Zeptejte se také na případný příplatek za pozdní doplnění.
Časté otázky k předávání dokladů
Co když jsem celý měsíc nic neprodal?
Tak to účetní napište. Ověřte bankovní poplatky a jiné nákupy. Plátce DPH zpravidla podává přiznání i za období bez tržeb. Případnou výjimku ověřte s účetní.
Stačí účtenka bez vysvětlení?
U běžného nákupu s jasným účelem může stačit. K nestandardním nákupům připište, k čemu je v podnikání využijete. Účetní podle dokladu a vysvětlení posoudí, jak nákup zaúčtovat.
Chcete-li probrat předávání dokladů kanceláři Bilanta, napište přes kontakty, čím se zabýváte a kolik dokladů měsíčně zhruba máte.
