Каждый месяц собирайте счета, чеки и полные банковские выписки в одну папку. Для предпринимателей (OSVČ) перечень зависит от способа учёта и налогового режима. Бухгалтер составит его с учётом того, чем вы занимаетесь и как получаете оплату. Если покупка непонятна, сразу напишите, для чего она была нужна.
Что понадобится бухгалтеру
У кафе с наличной выручкой документы будут одни, у консультанта с несколькими счетами — другие. Отправьте бухгалтеру описание своей деятельности. Просмотрите перечень услуг и уточните, входят ли в ваш договор расчёт зарплаты и зарубежные операции.
Прежде всего подготовьте выставленные и полученные счета, чеки и банковские выписки, включая документы об исправлениях, авансах и возвратах. Неоплаченный счёт тоже отправьте: бухгалтеру нужно отдельно проверить выставленные счета и фактические поступления. Если заменяете файл, напишите, какую версию он заменяет.
Например, интернет-магазин получает от платёжного шлюза меньше, чем выставил в счетах. Разницу помогает объяснить отчёт шлюза о платежах и комиссиях, в том числе о возвратах. Если продаёте через несколько площадок, скачайте отчёт с каждой отдельно.
Бухгалтеру нужна дата начала действия договора аренды. К документам на покупку станка добавьте пояснение, для чего вы его используете. Если есть сотрудники, присылайте данные об отработанных часах и днях отсутствия к сроку, согласованному для расчёта зарплаты. Он может отличаться от срока для остальных документов.
При налоговом учёте доходов и расходов (daňová evidence) ведётся учёт доходов, расходов, имущества и долгов. Поэтому согласуйте с бухгалтером также перечень документов по имуществу и долгам.
Скачайте выписки за весь месяц
Подготовьте выписку по каждому счёту, который используется для бизнеса, в том числе по валютным. Проверьте начало и конец периода. Список нескольких последних платежей не заменяет полной месячной выписки. По просьбе бухгалтера добавьте и выгрузку данных.
В выписке есть платёж в магазине электроники. Это монитор для офиса или подарок семье? Приложите чек продавца и напишите, для чего сделана покупка. Личный платёж отметьте, например так: «Подарок семье, по ошибке оплачен картой фирмы».
При оплате наличными напишите, кто заплатил и чьи деньги использовал: фирмы или свои. Отметьте и переводы между своими счетами.
Как подготовить читаемые файлы
Электронные счета храните в том формате, в каком получили. Бумажный чек сфотографируйте целиком, чтобы были видны сведения о продавце и сумма. Откройте снимок и увеличьте мелкий текст. Если прочитать не получается, сфотографируйте чек ещё раз.
В папке 2026-09 разделите покупки и продажи. Дата, поставщик и номер документа в имени файла помогают при поиске. Документ из нескольких страниц сохраните одним файлом. Тогда бухгалтеру не придётся искать вложения в письмах.
Для передачи выберите защищённую общую папку или систему обмена документами. До первой отправки проверьте доступ. Документы по зарплате сохраняйте в папке с ограниченным доступом. Один и тот же документ второй раз не загружайте.
Бумажные оригиналы пока оставьте у себя. Это практический совет; закон при определённых условиях допускает электронное хранение. Способ архивации и срок хранения документов уточните у бухгалтера. Одна фотография в чате архив не заменяет.
Срок и последняя проверка
Бухгалтеру можно написать так:
«Документы буду загружать до 5‑го числа следующего месяца. Вам это подходит? На вопросы отвечу я, по зарплате прошу предложить срок».
Это пример договорённости, а не общая обязанность предпринимателей в Чехии. Срок может меняться в зависимости от числа документов.
Плательщик DPH подаёт декларацию в течение 25 дней после окончания налогового периода. Срок указывает Финансовая администрация Чехии в описании налоговой системы. Период обычно месячный; квартальный возможен при выполнении условий.
Если последний день срока приходится на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день. Сроки других отчётов могут отличаться.
Письмо из налоговой инспекции пересылайте сразу. Если сообщение пришло в государственный электронный ящик (datová schránka), приложите документ вместе со сведениями о доставке в ящик и вручении адресату. Попросите бухгалтера подтвердить, кто подготовит и отправит ответ в срок, указанный в письме.
Перед отправкой проверьте:
- Счета сохранены вместе с исправлениями и документами по авансам.
- К покупкам приложены документы и нужные пояснения.
- Выписки охватывают весь месяц и все счета, используемые для бизнеса.
- Документы по наличным и отчёты платёжных шлюзов на месте.
- Отмечены новые договоры, изменения по сотрудникам и недостающие документы.
- Файлы открываются, а бухгалтер знает, кому задавать вопросы.
Если чека не хватает, запросите копию и напишите бухгалтеру:
«Сентябрь загружен. Не хватает чека за бензин от 18 сентября, копию я запросил. Если не получу её, сообщу».
Полученную копию отправьте отдельно и отметьте месяц, к которому она относится. Посмотрите цены и запросите предложение с учётом числа ваших документов. Заодно спросите, есть ли доплата за поздние дополнения.
Частые вопросы о передаче документов
Что делать, если за месяц ничего не продано?
Так бухгалтеру и напишите. Проверьте банковские комиссии и другие покупки. Плательщик DPH, как правило, подаёт декларацию и за период без выручки. Возможное исключение уточните у бухгалтера.
Достаточно ли чека без пояснения?
Для обычной покупки с понятной целью может хватить. К необычным покупкам допишите, для чего они нужны в бизнесе. По документу и пояснению бухгалтер решит, как отразить покупку.
Чтобы обсудить передачу документов в Bilanta, напишите через страницу контактов, чем вы занимаетесь и сколько примерно документов у вас в месяц.
