Щомісяця готуйте рахунки, чеки й повні банківські виписки в одній папці. Для підприємців (OSVČ) перелік залежить від способу обліку та податкового режиму. Бухгалтер складе його з огляду на те, чим ви займаєтеся і як отримуєте оплату. Якщо покупка незрозуміла, одразу напишіть, для чого вона була потрібна.
Що знадобиться бухгалтеру
У кав’ярні з готівковою виручкою документи будуть одні, у консультанта з кількома рахунками — інші. Надішліть бухгалтеру опис своєї діяльності. Перегляньте перелік послуг і з’ясуйте, чи входять до вашого договору розрахунок зарплати та закордонні операції.
Передусім підготуйте виставлені й отримані рахунки, чеки та банківські виписки, зокрема документи щодо виправлень, авансів і повернень. Неоплачений рахунок теж надішліть: бухгалтеру треба окремо перевірити виставлені рахунки та фактичні надходження. Якщо замінюєте файл, напишіть, яку версію він замінює.
Наприклад, інтернет-магазин отримує від платіжного шлюзу менше, ніж виставив у рахунках. Різницю допоможе пояснити звіт шлюзу про платежі та комісії, зокрема про повернення. Якщо ви продаєте через кілька майданчиків, завантажте звіт з кожного окремо.
Разом із договором оренди повідомте бухгалтеру дату початку його дії. До документів про купівлю верстата додайте пояснення, для чого ви його використовуєте. Якщо є працівники, надсилайте дані про відпрацьовані години й дні відсутності не пізніше строку, узгодженого для розрахунку зарплати. Він може відрізнятися від строку для решти документів.
Під час податкового обліку доходів і витрат (daňová evidence) ведуть облік доходів, витрат, майна й боргів. Тому узгодьте з бухгалтером також перелік документів щодо майна та боргів.
Завантажте виписки за весь місяць
Підготуйте виписку за кожним рахунком, який використовується для бізнесу, зокрема за валютними. Перевірте початок і кінець періоду. Список кількох останніх платежів не замінить повної місячної виписки. На прохання бухгалтера додайте також вивантаження даних.
У виписці є платіж у магазині електроніки. Це монітор для офісу чи подарунок родині? Додайте чек продавця й напишіть, для чого зроблено покупку. Особистий платіж позначте, наприклад так: «Подарунок родині, помилково оплачено карткою фірми».
Щодо готівки напишіть, хто заплатив і чиї гроші використав: фірми чи свої. Позначте також перекази між власними рахунками.
Як підготувати читабельні файли
Електронні рахунки зберігайте у форматі, в якому їх отримали. Паперовий чек сфотографуйте повністю, щоб було видно дані продавця й суму. Відкрийте знімок і збільште дрібний текст. Якщо прочитати не вдається, сфотографуйте чек ще раз.
У папці 2026-09 розділіть покупки й продажі. Дата, постачальник і номер документа в назві файлу допомагають під час пошуку. Документ з кількох сторінок збережіть одним файлом. Тоді бухгалтеру не доведеться шукати вкладення в листах.
Для передавання виберіть захищену спільну папку або систему обміну документами. Перед першим надсиланням перевірте доступ. Документи щодо зарплати зберігайте в папці з обмеженим доступом. Той самий документ вдруге не завантажуйте.
Паперові оригінали поки залиште в себе. Це практична порада; закон за певних умов допускає електронне зберігання. Спосіб архівації та строк зберігання документів уточніть у бухгалтера. Одна фотографія в чаті архіву не замінює.
Строк і остання перевірка
Бухгалтеру можна написати так:
«Документи завантажуватиму до 5‑го числа наступного місяця. Вам це підходить? На запитання відповім я, щодо зарплати прошу запропонувати строк».
Це приклад домовленості, а не загальний обов’язок підприємців у Чехії. Строк може змінюватися залежно від кількості документів.
Платник DPH подає декларацію протягом 25 днів після закінчення податкового періоду. Строк указує Фінансова адміністрація Чехії в описі податкової системи. Період зазвичай місячний; квартальний можливий за виконання умов.
Якщо останній день строку припадає на вихідний або свято, його переносять на наступний робочий день. Строки інших звітів можуть відрізнятися.
Лист із податкової інспекції пересилайте одразу. Якщо повідомлення надійшло до державної електронної скриньки (datová schránka), додайте документ разом із відомостями про доставку до скриньки та вручення адресатові. Попросіть бухгалтера підтвердити, хто підготує й надішле відповідь у строк, указаний у листі.
Перед надсиланням перевірте:
- Рахунки збережено разом із виправленнями та документами щодо авансів.
- До покупок додано документи й потрібні пояснення.
- Виписки охоплюють увесь місяць і всі рахунки, що використовуються для бізнесу.
- Документи щодо готівки та звіти платіжних шлюзів на місці.
- Позначено нові договори, зміни щодо працівників і документи, яких бракує.
- Файли відкриваються, а бухгалтер знає, кому ставити запитання.
Якщо чека бракує, попросіть копію й напишіть бухгалтеру:
«Вересень завантажено. Бракує чека за бензин від 18 вересня, копію я попросив. Якщо не отримаю її, повідомлю».
Отриману копію надішліть окремо й позначте місяць, якого вона стосується. Перегляньте ціни і попросіть пропозицію з огляду на кількість ваших документів. Заодно запитайте, чи є доплата за пізні доповнення.
Часті запитання про передавання документів
Що робити, якщо за місяць нічого не продано?
Так бухгалтеру й напишіть. Перевірте банківські комісії та інші покупки. Платник DPH, як правило, подає декларацію і за період без виручки. Можливий виняток уточніть у бухгалтера.
Чи достатньо чека без пояснення?
Для звичайної покупки зі зрозумілою метою може вистачити. До незвичних покупок допишіть, для чого вони потрібні в бізнесі. За документом і поясненням бухгалтер вирішить, як відобразити покупку.
Щоб обговорити передавання документів до Bilanta, напишіть через сторінку контактів, чим ви займаєтеся і скільки приблизно документів у вас на місяць.
