Перед сменой бухгалтера проверьте, кто подготовит и отправит ближайший отчёт. Затем попросите нового специалиста оценить архив и предложить дату перехода. Если вы предприниматель (OSVČ), порядок тот же.
Когда стоит поговорить о смене
Одна задержка ещё не значит, что учёт ведут плохо. Проверьте, повторяется ли проблема. Например, вы несколько раз просили объяснить расчёт налога, но получали только сумму. Или до сих пор не получили подтверждение подачи отчёта.
Если подаёте декларацию налога на добавленную стоимость (DPH) ежемесячно, начните с такого запроса:
«Пришлите, пожалуйста, декларации DPH за июль и август вместе с подтверждениями отправки. Когда сможете передать? По августу ещё нужен ответ на вопрос о расчёте налога».
Сохраните ответ. Если и после этого ответы приходят с опозданием, покажите переписку следующему бухгалтеру: он увидит, какие вопросы остались открытыми.
Бизнес мог вырасти, и теперь ему нужны другие услуги. Появились сотрудники или зарубежные заказчики. Уточните, готов ли бухгалтер работать с такими операциями и сколько это стоит. Сравнивайте состав услуг и спросите, на каком языке вам смогут отвечать.
Что запросить у прежнего бухгалтера
Новый специалист составит перечень по вашему способу учёта. Прежнему бухгалтеру можно отправить такой запрос:
«Передайте, пожалуйста, архив за январь–сентябрь по приложенному списку, включая подтверждения подачи отчётов. В описи укажите, где лежат бумажные оригиналы и чего не хватает».
В пакет войдут счета, выписки и договоры, которые он хранит. В описи отдельно укажите бумажные оригиналы и электронные файлы по периодам. Список должен соответствовать тому учёту, который бухгалтер для вас вёл.
Если вы ведёте бухгалтерский учёт (účetnictví), запросите журнал проводок, главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость на дату передачи. Нужны также списки задолженностей покупателей и задолженностей перед поставщиками, а также регистр учёта имущества. Попросите показать, из каких операций складывается каждый остаток.
Например, долг покупателей в учёте не совпал с суммой неоплаченных выставленных счетов. Новому бухгалтеру придётся найти разницу в записях. Итоговая цифра не покажет, какие счета создали разницу.
Для OSVČ добавьте годовые отчёты в Чешское управление социального обеспечения (ČSSZ) и медицинскую страховую компанию, если обязаны их подавать. Их часто называют přehled pro ČSSZ и přehled pro zdravotní pojišťovnu.
Сохраните копии поданных деклараций и подтверждения отправки. Для плательщика DPH включите относящиеся к его операциям контрольные отчёты (kontrolní hlášení). Добавьте сводные отчёты (souhrnné hlášení) и документы, по которым их составили, если отчёты относятся к вашей деятельности.
Передайте незавершённую переписку с налоговой инспекцией (finanční úřad). Для каждого письма укажите следующий шаг и крайний срок ответа по документу.
Как передать работу
За учёт отвечает сама компания, даже если его ведёт бухгалтер. Поэтому владелец проверяет, кто завершит каждый период и ближайший отчёт.
Сначала прочитайте условия расторжения договора, оплаты последних работ и возврата архива. После оценки документов запишите план:
| Шаг | Что записать |
|---|---|
| Разделить периоды учёта | Последний месяц прежнего бухгалтера и первый месяц нового |
| Собрать пакет | Опись файлов, оригиналов и недостающих документов |
| Передать учёт | Формат выгрузки и пояснения к остаткам |
| Проверить получение | Что удалось загрузить в программу и чего не хватает |
| Распределить задачи | Кто готовит годовые документы, ближайшие отчёты и исправления |
| Настроить доступы | Кто читает сообщения и какие полномочия ему нужны |
Если сдаёте месячную декларацию DPH, запись для обоих специалистов может быть такой:
«Прежний бухгалтер завершает сентябрь, готовит и отправляет декларацию DPH за этот период. Подтверждение передаёт владельцу. Новый ведёт учёт с октября; прошу обоих подтвердить договорённость».
PDF удобен для просмотра, но для переноса операций может потребоваться другой формат. Если программы отличаются, попросите проверить пробную загрузку до прекращения доступа к прежней программе. Проверьте, вошли ли в выгрузку документы, прикреплённые к проводкам. Сохраните копию файлов и подписанную опись.
Для государственного электронного ящика (datová schránka) настройте бухгалтеру отдельный доступ. Личный пароль оставьте у себя. До отключения прежнего доступа сохраните нужные сообщения с вложениями и отметками о поступлении в ящик и вручении. Назначьте того, кто читает новые письма во время перехода.
Доступ и доверенность для налогового представительства проверяют отдельно. Отключение доступа само по себе не прекращает доверенность. Проверьте, кому налоговая направляет письма в пределах полномочий представителя.
Как согласовать сроки и стоимость
График зависит от состояния архива. Если отсутствуют выписки, укажите, кто их предоставит и к какому сроку. Для пропущенных месяцев договоритесь, кто завершит учёт и когда.
Запросите отдельную стоимость передачи дел, регулярного учёта и проверки прошлых периодов; ориентиры приведены в разделе цен. Уточните, включены ли пробная загрузка и исправление найденных расхождений.
Частые вопросы перед переходом
Можно сменить бухгалтера посреди года?
Да, ждать января не нужно. Дату определяют по договору и незавершённым задачам. До переноса архива договоритесь, кто подаст ближайший отчёт и когда.
Запишите последний месяц прежнего бухгалтера и первый месяц нового. Попросите обоих подтвердить, кто готовит годовую отчётность.
Новый бухгалтер проверит прошлые годы?
Проверка прошлых лет в передачу автоматически не входит. Уточните, какие остатки он проверит при приёме, а какие прежние операции вы хотите проверить дополнительно. Запишите период, стоимость и какие письменные пояснения получите.
Например, можно поручить сверку долгов покупателей на дату перехода. Проверку всех операций прежнего года обсудите отдельно.
Что делать, если прежний бухгалтер не возвращает архив?
Сохраните запрос и передайте новому специалисту свои копии. Сверьте их с описью и отметьте, каких выписок или отчётов не хватает. Попросите прежнего бухгалтера письменно указать дату передачи недостающих файлов. При споре о договоре покажите юристу договор и переписку.
Чтобы обсудить передачу учёта в Bilanta, напишите через контакты. Укажите желаемый месяц перехода и какие документы уже есть у вас.
