Před změnou účetní ověřte, kdo připraví a odešle nejbližší podání. Nová účetní pak posoudí doklady a navrhne datum převzetí. U OSVČ to platí také. Kopie přiznání v mailu ještě neznamená, že je odesláno.
Kdy je čas účetní změnit
Účetní nemusí být na telefonu celý den. Měli byste ale vědět, kdy dostanete odpověď. Pokud se dotazy opakovaně ztrácejí, ukažte konkrétní zprávy. Například žádost o vysvětlení daně, na kterou stále nemáte odpověď.
Pokud podáváte přiznání k DPH každý měsíc, můžete si chybějící kopie vyžádat takto:
„Prosím o kopie přiznání k DPH za červenec a srpen včetně potvrzení o odeslání. Kdy je můžete poslat? Stále čekám také na vysvětlení srpnového výpočtu daně.“
Nejdřív se dohodněte, co se změní a od kdy. Pokud se dohoda opakovaně nedodrží, připravte předání. Nové účetní předejte otevřené otázky i s dokumenty. Bude vědět, na co se při převzetí zaměřit.
Účetní můžete změnit, i když ta původní neudělala žádnou chybu. Firma začala zaměstnávat lidi nebo prodávat do zahraničí. Zeptejte se, zda takovou práci převezme a za kolik. Porovnejte potřebné služby a jazyk, ve kterém vám dokáže vysvětlit výsledky.
Co si vyžádat pro další práci
Nová účetní vám připraví seznam podkladů podle typu vaší evidence. Pro OSVČ ho upraví podle skutečně vedených záznamů. Předem si ověřte formát pro import dat do jejího programu. Složka s PDF nemusí obsahovat potřebné účetní zápisy.
Původní účetní můžete napsat:
„Prosím o archiv za leden až září podle přiloženého seznamu, včetně potvrzení podání. V soupisu označte chybějící části a místo uložení papírových originálů.“
Vyžádejte si faktury, výpisy a smlouvy, které u ní máte. V soupisu oddělte papírové originály od elektronických souborů a připište období. Seznam přizpůsobte evidenci, kterou pro vás účetní skutečně vedla. Kopii předaných souborů i podepsaný soupis si ponechte.
Pokud vedete účetnictví, přidejte účetní deník, hlavní knihu a obratovou předvahu k dohodnutému dni. Potřebujete také rozpis pohledávek a závazků a evidenci majetku. Zůstatky musí jít dohledat v konkrétních zápisech. Nová účetní na ně bude navazovat při další práci.
Třeba součet neuhrazených vydaných faktur nesouhlasí se zůstatkem účtu odběratelů. Účetní musí dohledat rozdíl v záznamech. Nejde o porovnání s bankovním účtem.
Jako OSVČ nezapomeňte přidat podané přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu, pokud se vás týkají. Přidejte přiznání s potvrzeními o odeslání.
Předejte podaná kontrolní hlášení a souhrnná hlášení s podklady, pokud se vás týkají.
Připojte otevřenou komunikaci s finančním úřadem. U každé výzvy napište další krok a konečný termín podle doručeného dokumentu.
Jak rozdělit práci při předání
Odpovědnost za účetnictví nese firma, i když si najme účetní. Majitel proto ověří, kdo dokončí jednotlivá období a nejbližší podání.
Ve smlouvě projděte podmínky ukončení, vrácení podkladů a úhrady posledních prací. Datum ukončení spolupráce potvrďte až poté, co nová účetní posoudí archiv.
| Krok | Co zapsat |
|---|---|
| Rozdělit období mezi účetní | Poslední měsíc původní účetní a první měsíc nové |
| Sepsat podklady | Doklady, soubory a chybějící části archivu |
| Převést data | Importovatelný export a vysvětlení zůstatků |
| Potvrdit převzetí | Co se podařilo načíst a co chybí |
| Rozdělit úkoly | Kdo dokončí nejbližší podání, roční závěrku, daňová přiznání a opravy |
| Nastavit přístupy | Kdo čte zprávy a jaká oprávnění potřebuje |
Pokud podáváte měsíční přiznání k DPH, společná zpráva oběma účetním může znít takto:
„Původní účetní dokončí září, připraví a odešle zářijové přiznání k DPH a potvrzení pošle majiteli. Nová účetní převezme účetnictví od října. Prosím obě o potvrzení.“
Zjistěte předem, zda nová účetní dokáže export načíst do svého programu. Požádejte o zkušební import před ukončením starého přístupu. Zkontrolujte i dokumenty, které program ukládá jako přílohy.
Do datové schránky nastavte účetní vlastní přístup. Své heslo si ponechte. Před vypnutím původního přístupu uložte potřebné zprávy s přílohami i údaji o dodání do schránky a doručení adresátovi. Určete, kdo bude číst nové zprávy během změny.
Přístup do schránky a plná moc pro daňové zastupování se kontrolují zvlášť. Vypnutí přístupu samo neukončuje zastupování. Ověřte také, komu úřad doručuje písemnosti v rozsahu oprávnění zástupce.
Kolik času vyhradit a za co zaplatíte
Termín závisí na stavu dokladů. Chybí-li výpisy nebo nejsou některé měsíce zpracované, zapište, kdo podklady doplní, kdo je zpracuje a do kdy.
Za převzetí, měsíční zpracování a kontrolu starších období si nechte spočítat cenu zvlášť; orientační částky najdete v ceníku. Zeptejte se, zda nabídka zahrnuje i zkušební import a opravy zjištěných rozdílů.
Otázky před změnou
Musím čekat na konec roku?
Nemusíte. Den přechodu vyberte podle smlouvy a rozpracovaných úkolů. Před předáním archivu se dohodněte, kdo zajistí nejbližší podání.
Zahrnuje převzetí kontrolu minulých let?
Automaticky ne. Zeptejte se, které zůstatky účetní při převzetí ověří. Pro kontrolu starších operací určete období, cenu a požadovaný výstup.
Co když původní účetní nevydá archiv?
Pokud původní účetní archiv nevydá, uchovejte žádost a ukažte nové účetní vlastní kopie. Při sporu o smlouvu proberte dokumenty a korespondenci s právníkem.
Chcete-li probrat předání agendy do kanceláře Bilanta, napište přes kontakty. Připojte požadovaný měsíc změny a přehled podkladů, které už máte.
