Перед зміною бухгалтера перевірте, хто виконає найближчі завдання, і попросіть нового фахівця оцінити документи. Після цього визначайте дату переходу. Якщо ви підприємець (OSVČ), порядок той самий.
У чому проблема з обліком
Згадайте запити, на які так і не отримали зрозумілої відповіді. Наприклад, вам надсилають суму податку, але не пояснюють розрахунок. Або ви досі чекаєте підтвердження подання декларації. Запишіть дати й покажіть листування бухгалтеру.
Якщо щомісяця подаєте декларацію з податку на додану вартість (DPH), можна почати так:
«Потрібні копії декларацій DPH за липень і серпень та підтвердження їх подання. Коли зможете надіслати? Також прошу пояснити розрахунок податку за серпень».
Одинична затримка й постійне ігнорування запитів потребують різних рішень. Попросіть запропонувати строк відповіді й перевірте, чи його дотримуються. Якщо ні, передайте новому бухгалтеру ці приклади.
Бізнес міг вирости: з’явилися працівники чи іноземні замовники. Уточніть, чи бухгалтер готовий вести нові операції. Порівняйте потрібні послуги та їхню вартість. Якщо складно читати чеською, з’ясуйте мову пояснень і спосіб перекладу повідомлень.
Які документи забрати
Новий бухгалтер складе перелік за вашим способом обліку. Заздалегідь уточніть формат, у якому він зможе імпортувати записи у свою програму. Для імпорту операцій самих PDF-файлів може бути недостатньо.
Запит попередньому бухгалтеру може бути коротким:
«Передайте, будь ласка, архів за січень–вересень за доданим списком, разом із підтвердженнями подань. В описі вкажіть, де паперові оригінали й чого бракує».
Заберіть рахунки, виписки й договори, які він зберігає. В описі розмежуйте оригінали та електронні файли за періодами. Для паперових документів вкажіть, де саме вони лежать. Перелік має відповідати обліку, який бухгалтер для вас вів.
Якщо ви ведете бухгалтерський облік (účetnictví), потрібні журнал проведень, головна книга й оборотно-сальдова відомість на дату переходу. Попросіть розшифрувати залишки, додайте перелік дебіторської та кредиторської заборгованості й регістр обліку майна. Якщо борги покупців не збігаються з неоплаченими виставленими рахунками, бухгалтер шукатиме різницю в записах.
Для OSVČ додайте річні звіти до Чеського управління соціального забезпечення (ČSSZ) і медичної страхової каси, якщо маєте їх подавати. Їх часто називають přehled pro ČSSZ і přehled pro zdravotní pojišťovnu.
Додайте подані декларації та підтвердження надсилання. Для платника DPH додайте потрібні для його операцій контрольні звіти (kontrolní hlášení). Потрібні також зведені звіти (souhrnné hlášení) і документи, за якими їх склали, якщо звіти стосуються ваших операцій.
Передайте незавершене листування з податковою інспекцією (finanční úřad). Для кожної справи зазначте, що зробити далі та який строк відповіді в отриманому документі.
Як передати роботу
За облік відповідає сама компанія, навіть якщо його веде бухгалтер. Тому власник перевіряє, хто завершить кожен період і найближчий звіт.
Прочитайте умови припинення договору й повернення архіву, уточніть оплату останніх завдань. Після оцінки пакета запишіть план:
| Крок | Що записати |
|---|---|
| Розділити періоди | Останній місяць попереднього бухгалтера та перший місяць нового |
| Скласти опис | Файли, оригінали й документи, яких бракує |
| Передати облік | Формат експорту та пояснення залишків |
| Перевірити отримання | Що вдалося імпортувати й що потрібно доповнити |
| Розподілити завдання | Хто завершує найближчі подання, річні документи та виправлення |
| Надати доступи | Хто читатиме повідомлення і які повноваження потрібні |
Якщо подаєте місячну декларацію DPH, запис для обох бухгалтерів може бути таким:
«Попередній бухгалтер завершує вересень, готує й надсилає декларацію DPH за цей період. Підтвердження передає власнику. Новий веде облік із жовтня; прошу обох підтвердити домовленість».
Якщо програми різні, попросіть нового бухгалтера перевірити пробний імпорт до припинення старого доступу. Збережіть собі копію файлів і підписаний опис переданого пакета. Перевірте також, чи до експорту потрапили документи, які програма зберігає як вкладення.
Для державної електронної скриньки (datová schránka) налаштуйте бухгалтеру окремий доступ. Свій пароль залиште в себе. Перед вимкненням старого доступу збережіть потрібні повідомлення з вкладеннями й збережіть відомості про надходження до скриньки та вручення. Визначте, хто читатиме нові листи під час переходу.
Доступ до скриньки й довіреність для податкового представництва перевіряють окремо. Вимкнення доступу саме по собі не припиняє довіреності. Перевірте, кому податкова надсилає листи в межах повноважень представника.
Як оцінити час і вартість
Строки залежать від стану архіву. Якщо бракує виписок або попередні місяці не опрацьовані, запишіть, хто завершить кожну роботу й коли. Для відсутніх виписок визначте, хто їх надішле й до якої дати.
Попросіть окремо розрахувати вартість передавання справ, поточного обліку та перевірки попередніх періодів. Орієнтири є в розділі цін. Уточніть, чи включені пробний імпорт і виправлення знайдених розбіжностей.
Запитання перед переходом
Чи можна змінити бухгалтера посеред року?
Так, чекати січня не обов’язково. Дату визначають за договором і поточними завданнями. До перенесення архіву домовтеся, хто подасть найближчий звіт і коли.
Запишіть останній місяць попереднього бухгалтера та перший місяць нового. Попросіть обох підтвердити, хто готує річну звітність.
Чи входить перевірка минулих років у передавання?
Автоматично не входить. Уточніть, які залишки новий бухгалтер перевірить під час приймання справ. Для перевірки попередніх операцій запишіть період, вартість і які письмові пояснення отримаєте.
Наприклад, можна доручити звірку боргів покупців на дату переходу. Перевірку всіх операцій попереднього року обговоріть окремо.
Що робити, якщо попередній бухгалтер не повертає архів?
Збережіть запит і покажіть новому бухгалтеру власні копії. Звірте їх з описом і позначте, яких виписок чи звітів бракує. Попросіть попереднього бухгалтера письмово вказати дату передавання відсутніх файлів. Якщо виникне спір через договір, покажіть юристові договір і листування.
Напишіть до Bilanta через контакти, щоб обговорити передавання справ. Зазначте бажаний місяць переходу й найближче завдання, яке потрібно завершити.
